Kassenführung

September 7, 2015 4:58 pm Veröffentlicht von

An die Verbuchung von Kasseneinnahmen und –ausgaben werden aufgrund der Manipulationsmöglichkeiten hohe Anforderungen gestellt. Insbesondere bei Unternehmen die überwiegend Bargeschäfte tätigen wird das Kassenbuch von den Betriebsprüfern umfassend und kritisch geprüft. Bei Kassenmängeln wird die „Besteuerungsgrundlage Kassenbuch“ geschätzt. Die Schätzungsergebnisse der Prüfer können erheblich ausfallen, je nachdem wie schwerwiegend die festgestellten Mängel der Kassenführung gesehen werden.

 

Folgende Ausführungen zum allgemeinen Aufbau einer Kasse, zum Einsatz von EDV gestützten Kassensystemen und ein beigelegtes Merkblatt zur Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse sollen einen Überblick über die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung geben.

 

1. Allgemeiner Aufbau einer Kasse

 

Das Kassenbuch dokumentiert die folgenden Informationen zu jedem Geschäftsvorfall:

a) Datum;

b) Belegnummer;

c) Buchungstext;

d) Betrag und die Währung;

e) Kassenstand.

Die Eintragungen haben gemäß der Abgabenordnung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu sein.

Weitere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung sind:

  • Keine Buchung ohne Beleg.
  • Belege müssen fortlaufend nummeriert sein.
  • Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann.
  • Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
  • Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!).
  • Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit).
  • Privateinlagen und –entnahmen sind täglich aufzuzeichnen.
  • Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
  • Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung.
  • Keine willkürliche Tagesfolge (bspw. 16. Mai → 9. Mai → 17. Mai …). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
  • Keine Leerzeilen lassen, also fortlaufend untereinander schreiben.

 

2. Besonderheiten bei EDV gestützten Kassensystemen

 

EDV gestützte Kassensysteme (Registrierkassen) verfügen in der Regel über verschiedene Speicherfunktionen und können unterschiedliche Berichte liefern, unter anderem auch die Zusammenfassung der Tagesumsätze in Form von so genannten Tagesendsummenbons (Z-Bons). Bei der Überprüfung einer EDV-Kasse legt ein Prüfer besonderes Augenmerk auf die so genannte „Z-Abfrage“. Diese Abfrage zeigt die täglichen Brutto- und Nettoumsätze auf. Daher sind die Tagesendsummenbons – auch doppelt ausgedruckte Bons – unbedingt aufzubewahren und der Wert in das Kassenbuch zu übertragen.

 

Die Tagesendsummenbons müssen folgende Daten enthalten:

  • den Namen des Unternehmens;
  • die Uhrzeit des Abrufes;
  • das Tagesdatum;
  • die Tagessumme;
  • die Kundenanzahl;
  • eine Auflistung der Stornierungen und Retouren;
  • die Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte);
  • und die fortlaufende Nummer des Z-Zählers.

 

Aufzubewahren sind auch die Protokolle über Programmierungsänderungen im Kassenprogramm. In Restaurants und Gaststätten sind zudem Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen etc. einzeln aufzuzeichnen. Zu beachten ist dabei, dass die Aufbewahrungsfrist sämtlicher Buchhaltungs- und Kassenbelege 10 Jahre beträgt.

 

 

Merkblatt zur Kassenführung bei Nutzung einer „offenen Ladenkasse“

 

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Dieser Artikel wurde verfasst von Rebecca Frisch